De Wet open overheid (Woo) wordt per 1 mei de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De wet verplicht gemeenten om documenten in elf categorieën actief openbaar te maken, én om de informatiehuishouding op orde te brengen.

André Tinga is programmamanager Woo bij de gemeente Groningen en projectleider Woo bij Coevorden. Toen hij vanuit een bedrijfskundige achtergrond vorig jaar startte in Groningen, wist ook hij niet wat de Woo precies inhield. Dat is intussen wel anders. Hij verbaast zich over het feit dat die vraag nog leeft bij veel gemeenten. Tinga hoort regelmatig dat een gemeente het project hiervoor nog moeten opstarten. Er zijn ook veel gemeenten die al wel verder zijn, maar ook die zoeken nog naar allerlei antwoorden.

Ambitieniveaus
De Woo treedt volgende maand dus in werking, al is het met een ingroeimodel. Er zijn vier ambitieniveaus opgesteld, en elke gemeente mag bepalen welk van die vier van toepassing is. Niveau 2 is het basisniveau, waarbij gemeenten op drie terreinen binnen een nog te bepalen tijdpad aan de wettelijke eisen moet voldoen. Bij niveau 1 wordt nog niet aan de wettelijke termijnen voldaan, de niveaus 3 en 4 gaan juist al een stap verder.

Het is mooi dat er voor een ingroeimodel is gekozen

‘Groningen en Coevorden kiezen bewust voor het basisniveau, omdat er nog zoveel onduidelijk is’, zegt Tinga. ‘Gemeenten die kiezen voor niveau 1, voldoen nog niet aan de wet, maar worden nog niet gesanctioneerd. Onduidelijk is vanaf wanneer dat wel gaat gebeuren.’ In de kern, zegt Tinga, is de Woo heel simpel. Gemeenten moeten onder andere per 1 mei een Woo-contactpersoon hebben, een nieuwe intermediair tussen de inwoners en organisatie bij een verzoek om informatie. Die contactpersoon vraagt gericht wat iemand precies zoekt en helpt bij het leveren van de gevraagde documenten.

De Woo verplicht gemeenten ook hun informatiehuishouding op orde te hebben en te houden, en actief te gaan publiceren. ‘Dat is een traject van vele jaren. Wat het extra lastig maakt, is dat gemeenten actief moeten publiceren op PLOOI, het Platform Open Overheidsinformatie. Maar dat is nog helemaal niet beschikbaar.’

Gemeenten moeten op termijn elf informatiecategorieën implementeren. Het actief openbaar maken geldt overigens meteen voor de nieuwe documentatie. Maar wat er nu eigenlijk binnen een informatiecategorie valt, is nergens gedefinieerd. Tinga spreekt van containerbegrippen. ‘Het is niet duidelijk welke informatie in welke categorie valt. Gemeenten zijn driftig op zoek naar die invulling. Daarbij grijpen ze terug op de stukken die door de rijksoverheid zijn gepubliceerd. Alleen, die zijn achterhaald en gebaseerd op het rijk, niet op de gemeenten. Het ministerie van Binnenlandse Zaken broedt onder meer vanwege de uitdagingen met PLOOI nog op de invoeringsdata van de categorieën.’

Dit alles doet vermoeden dat er voorlopig nog geen einde komt aan informatieverzoeken zoals onder de Wob, en aan de kansen die opportunistische juridische adviesbureaus ruiken. De materie is nieuw en medewerkers hebben weinig tijd om erin te duiken. Ook zijn veel gemeenten met name op juridisch vlak op zoek naar externe hulp. Op den duur zou de Woo moeten leiden tot minder informatieverzoeken, omdat overheden de stukken actief openbaar maken, terwijl dat onder de Wob pas gebeurt na een concreet verzoek. Medewerkers moeten nu nog achteraf de relevante informatie in allerlei krochten van de organisatie zoeken. Dat kost veel tijd en menskracht. Tinga: ‘Overigens hangt het aantal toekomstige Woo-verzoeken wel af van het niveau van transparantie. Daarbij speelt ook de privacywet AVG een rol.’

Cultuuromslag
De ambtenaar die stukken opstelt, moet op basis van de Woo direct nadenken wat wel en niet openbaar gemaakt mag worden. Dat gebeurt in samenwerking met de jurist. Het is een cultuuromslag, zegt Tinga; de ambtenaar zal sommige dingen niet of anders opschrijven. Tinga: ‘Het brengt, net als bij de AGV, een kentering in de gedachtegang bij mensen tot stand. Een leerproces voor de ambtenaar, daarom is het mooi dat er voor een ingroeimodel is gekozen. De Woo start met de simpele dingen en in de loop der tijd komen de meer ingewikkelde zaken aan bod.’

Tinga adviseert gemeenten zich te verdiepen in de Woo en de ingroeitermijnen. ‘Het is geen big bang. Het gaat ook niet zozeer om de computersystemen, maar om de cultuuromslag bij de medewerkers. Die zijn het niet gewend om direct transparant te zijn, en doen dat nu pas op het moment van een Wob-verzoek. Bij de Woo moet de ambtenaar daar al vanaf de creatie van documenten en besluitvorming over nadenken en naar handelen.’

Microsoft 365
Er moet dus veel informatie openbaar gemaakt worden. Een lastige klus, want er zijn verschillende documentmanagementsystemen, en veel informatie die bijdraagt aan de besluitvorming zit in de mail en in – opgekomen in coronatijd Microsoft Teams. Microsoft 365, een verzameling van apps met onder meer Outlook en Teams, wordt steeds vaker gebruikt door gemeenten. Maar voor de archivering is nagenoeg nog niets geregeld.

Nu hebben we de kans om wel grip te krijgen op deze informatie en geen nieuwe berg te laten ontstaan

De gemeente Hoorn heeft voor Teams een archiveringsapp ontwikkeld. Strategisch adviseur Patrick Castenmiller is overtuigd van de potentie van dit digitale platform. ‘We leggen heel veel informatie vast. Als een inwoner een vraag heeft, kijkt de ambtenaar in het eigen systeem. Daarbij wordt vaak niet gekeken in het mailverkeer, Teams en andere bronnen, terwijl daar evengoed informatie wordt gedeeld.’

Microsoft 365 is volgens Castenmiller voor de ambtenaar een prima tool om digitaal te werken. ‘Het mooie is dat de computer de informatie vastlegt terwijl je bezig bent. Als je samenwerkt in Teams aan een document, ontstaan er versies waarbij de historie van onze kennisontwikkeling wordt bijgehouden. Het document dat eruit komt is makkelijk te vinden en ook al gearchiveerd. Als er een bezwaar binnenkomt, zoekt de jurist in het dossier wat relevant is en creëert een juridisch dossier. Het is daarbij niet meer nodig een kopie naar het  zaaksysteem te maken.’

Gemeenten worstelen met een gigantische berg aan ‘matig beheerde documenten’, zegt Castenmiller. En die berg blijft groeien. ‘Nu we starten met Microsoft 365, hebben we de kans om dat vanaf nu te voorkomen.’ Op de netwerkschijven staat inmiddels zo’n jaar of 25 aan data. Van veel van die data weten gemeenten onvoldoende wat het is, omdat er nooit echt beheer op uitgevoerd is. ‘Het kost te veel tijd om die data goed op te ruimen. Nu hebben we de kans om wel grip te krijgen op deze informatie en geen nieuwe berg te laten ontstaan’, zegt Castenmiller.

Verdiepingsslag
De archiveringsapp wordt momenteel samen met Teams in Hoorn uitgerold. Bij het Privacy Impact Assessment (PIA) ontdekten Castenmiller en zijn team dat bepaalde zaken zoals het recht op inzage in gegevensgebruik, en het recht op vernietiging en correctie nog niet mogelijk zijn. ‘Er zit in Microsoft 365 een functionaliteit die daarvoor geschikt is, een raamwerk dat alles bevat wat je nodig hebt voor dit soort processen. Daarmee maken we nu een verdiepingsslag. Dat biedt diverse mogelijkheden om de processen rond Woo-onderzoek en bezwaar en beroep beter te ondersteunen.’

Bij beleids- en bestuursprocessen en projecten wordt informatie vaak verzameld op netwerkschijven. Aan het eind van een proces wordt een dossier gemaakt dat via zaakgerichte vastlegging achteraf wordt gearchiveerd. Dat legt de verplichting op aan beleidsmedewerkers om bewust te archiveren. Dat wordt volgens Castenmiller regelmatig niet goed gedaan. Dan ontstaat een kopie in het zaaksysteem en blijft de informatie ook achter in de bron. Microsoft 365 biedt voor die processen een gemakkelijkere oplossing. ‘Terwijl je bezig bent, creëer je het dossier. Bij het opslaan hoef je alleen na te denken over de bewaartermijn en welke informatie niet hoeft te worden bewaard. Dan bevries je het dossier zodat niemand het achteraf nog kan veranderen en is de archivering geregeld. Het dossier hoeft niet ook nog eens een keer in het zaaksysteem te worden opgeslagen. Zo voorkom je overbodig extra werk voor de ambtenaar.’