Vraag het de jurist

maandag 13 mei 2024

In de rubriek ‘Vraag het de jurist’ buigen juristen van de VNG zich over vragen rond toezicht en handhaving die leven bij gemeenten. Corine Bartlema, als jurist verbonden aan Team Naleving Wmo en Jeugdwet, beantwoordt deze maand de vraag over het opvragen van cliëntendossiers door toezichthouders Wmo.

Vraag het de jurist

Wat zegt de wet?

In de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015) is in artikel 6.1, lid 1, opgenomen dat het college een persoon aanwijst die belast is met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of op grond van deze wet. Deze persoon is een toezichthouder in de zin van artikel 5:11 Algemene wet bestuursrecht (Awb). Die toezichthouder heeft de in de Awb vastgelegde bevoegdheden, tenzij daar in de Wmo 2015 expliciet van wordt afgeweken. 

De bevoegdheden uit de Awb voor toezichthouders zijn opgesomd in Titel 5.2 Awb. Ze bevatten onder meer de bevoegdheden voor het vorderen van inlichtingen en inzage van zakelijke gegevens en bescheiden (artikel 5:16 en 5:17 Awb). Uit artikel 5:20, lid 1, Awb, volgt dat iedereen verplicht is medewerking te verlenen die een toezichthouder kan vorderen bij de uitoefening van zijn bevoegdheden. Een uitzondering geldt voor diegenen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift verplicht zijn tot geheimhouding. Zij mogen medewerking weigeren als dit uit hun geheimhoudingsplicht voortvloeit, zo volgt uit artikel 5:20, lid 2, Awb. 

De Wmo 2015 wijkt in artikel 6.1, lid 2, af van artikel 5:20, lid 2, Awb. Deze bepaling geeft toezichthouders de bevoegdheid om, in afwijking van de Awb, dossiers in te zien voor zover dat voor de vervulling van hun taak noodzakelijk is. Ter bescherming van de cliënt is door artikel 6.1, lid 3, Wmo 2015, de genoemde geheimhoudingsplicht ook van toepassing op de toezichthouder. De toezichthouder beschermt de informatie uit de cliëntendossiers en voorkomt dat deze informatie, of de informatie die uit deze dossiers zijn afgeleid, bij derden terechtkomt. 

Wat betekent dit?

Een toezichthouder mag cliëntendossiers vorderen bij een zorgaanbieder. Deze zorgaanbieder kan zich door artikel 6.1, lid 2, Wmo 2015, niet beroepen op zijn geheimhoudingsplicht. Maar dit betekent niet dat een toezichthouder zomaar cliëntendossiers kan vorderen en inzien. Op de inzage rust namelijk een noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste. Het noodzakelijkheidsvereiste houdt in dat de toezichthouder alleen bevoegd is tot inzage als dit noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak en hij het onderzoek niet op andere (minder indringende) wijze, dan met behulp van inzage in de dossiers, kan doen. Het proportionaliteitsvereiste houdt in dat de toezichthouder bij de inzage zo weinig mogelijk gebruikmaakt van individuele cliëntgegevens. Hij verwerkt alleen gegevens voor het doel waarvoor inzage nodig is. 

De Memorie van Toelichting van de Wmo 2015 verduidelijkt dat toezichthouders alleen van hun inzagerecht gebruik mogen maken in gevallen waarin ze niet vooraf om toestemming kunnen vragen. Dit houdt in dat de toezichthouder eerst om toestemming van cliënten moet vragen. Een uitzondering geldt voor situaties waarin in redelijkheid niet kan worden gevergd dat vooraf toestemming gevraagd wordt, of waar toestemming vragen niet mogelijk is (Kamerstukken II, 2013/14, 33841, nr. 3, p. 189). 

Een voorbeeld van een dergelijke situatie is als sprake is van een grootschalig onderzoek waarbij niet de cliënt onderwerp van het onderzoek is, maar de controle op naleving van processen en protocollen van zorgaanbieders. In zo’n situatie worden veel dossiers opgevraagd en is het vragen van toestemming of het laten anonimiseren van dossiers een enorme last voor de zorgaanbieder. Dit weegt niet op tegen de mate en manier waarop persoonsgegevens verwerkt worden. 

Een ander voorbeeld waarin een toezichthouder zonder toestemming van een cliënt inzage kan vorderen, is wanneer sprake is van een ernstig geval waarbij het voor de hand ligt dat de cliënt geen toestemming gaat geven om bijvoorbeeld een misdrijf te verhullen. De cliënt heeft andere motieven dan het onderzoek naar de zorgaanbieder om inzage te weigeren. De toezichthouder kan in zo’n situatie niet zijn wettelijke taak naar behoren uitvoeren en laat zien dat inzage in cliëntdossiers zonder weten van de cliënt noodzakelijk en proportioneel is. 

In de praktijk

Een toezichthouder dient van tevoren goed na te denken over zijn plan van aanpak ten aanzien van het opvragen van cliëntendossiers. Bovenstaande voorbeelden zijn een niet-limitatieve opsomming. Er kunnen zich ook andere situaties voordoen waarbij het vragen van toestemming of het anonimiseren van dossiers niet gewenst is. De toezichthouder motiveert in het onderzoek hoe is voldaan aan het noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste. 

Het kan voorkomen dat de toezichthouder geen reden heeft om zonder toestemming cliëntendossiers met naam en toenaam te controleren, maar het vermoeden heeft dat de zorgaanbieder wellicht gaat rommelen in de cliëntendossiers. In dat geval kan hij bijvoorbeeld ook onaangekondigd langsgaan en de zorgaanbieder een x-aantal dossiers ter plekke binnen een bepaalde tijd laten anonimiseren. Voor de overige dossiers kan de zorgaanbieder meer tijd krijgen.

Meer informatie

Heeft u zelf een vraag? Neem dan contact op met de adviseur Naleving Wmo en Jeugdwet in uw regio)