Gemeentelijke archieven zijn van belang voor de bedrijfsvoering, de bewijszoekende burger en vanuit cultuur-historisch perspectief.
De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Te bewaren informatie moet na uiterlijk 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, waarna ze automatisch openbaar worden. De Archiefwet 1995 is uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.
Model archiefverordening
Volgens de Archiefwet dient de gemeente de zorg voor archieven uit te oefenen op basis van een verordening. De VNG heeft een Model Archiefverordening, Model Aanwijzings- en benoemingsbesluiten en Model Beheeregeling informatiebeheer beschikbaar gesteld.
De Model Archiefverordening is in 2018 geüpdatet.
Verantwoording volgens KPI’s
De raad houdt in de eerste plaats toezicht op de uitvoering van de Archiefwet. De provincies zijn verantwoordelijk voor het interbestuurlijk toezicht. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld.
Gemeentearchivarissen en gemeentelijke archiefinspecteurs en informatiemanagers kunnen ervaringen, kennis en documenten uitwisselen op het VNG forum Toezicht Archiefwet.
Kwaliteitssysteem
De Archiefregeling verplicht in artikel 16 overheden om ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De AIDO-handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) biedt daarbij ondersteuning.
Strategisch Informatieoverleg
Bij beslissingen over de inrichting van de informatiehuishouding is weinig aandacht voor archiefvorming en voor duurzame toegang tot overheidsinformatie. Dit brengt juridische en financiële risico’s met zich mee en kan leiden tot imagoschade. Door een structureel Strategisch Informatieoverleg (SIO) in te stellen waarbij alle benodigde deskundigheid betrokken is, kan de kwaliteit van de informatiehuishouding worden verbeterd. Volgens het Archiefbesluit is een SIO in bepaalde situaties verplicht, onder meer bij vervreemding en selectie van archieven.
Gemeenten hebben beleidsruimte bij de inrichting van het SIO. In de handreiking Strategisch Informatieoverleg zijn verschillende varianten daarvoor uitgewerkt, als vertrekpunt voor de inrichting van een SIO dat aansluit bij de eigen situatie.