Een Omgevingsoverleg kan in verschillende overlegvormen plaatsvinden, afhankelijk van hoe de gemeente dit zelf wil inrichten of wil noemen in haar communicatie. Bevoegde gezagen zijn dus vrij keuzes te maken welke vormen van omgevingsoverleg ze bieden.

Bij gemeenten zien we verschillende varianten van een omgevingsoverleg. Bijvoorbeeld:

• Conceptverzoek/ Principeoverleg: de initiatiefnemer heeft een conceptaanvraag gereed, maar wil hier over afstemmen en de conceptaanvraag laten beoordelen en/of bespreken.
• Vooroverleg/ bespreken schetsplan: de initiatiefnemer heeft een plan dat hij graag wil bespreken met de gemeente en eventuele adviespartijen.
• Intake- of omgevingstafel: de initiatiefnemer heeft complexere plannen en de gemeente schat in dat de doorlooptijd van de aanvraag snel op kan lopen. Voordat de aanvraag formeel wordt ingediend wil de gemeente inzichten en adviezen van de aanvrager en adviespartijen verzamelen. Zij wil de indiener ook een inschatting geven over de haalbaarheid van het verzoek.

U kunt ook kiezen voor een meer informele benadering. Zeker bij incidentele aanvragers van eenvoudige initiatieven kan dit behulpzaam zijn. Veel gemeenten hebben daarvoor een inloopspreekuur of een frontoffice die initiatiefnemers op een laagdrempelige manier helpen. Dit kan bijvoorbeeld met een spreekuur. Dan hoeven initiatiefnemers niet langs het Omgevingsloket of een formulier in te vullen op de eigen website, maar spreekt u hen eerst even zelf.

Bij het bepalen van welke vormen gemeenten voor wie aanbieden  speelt mee welke initiatiefnemers en initiatieven er zoal bij u binnenkomen. En hoe u een initiatiefnemer wilt begeleiden om te komen tot een volledige aanvraag. Veel gemeenten kiezen er voor om hier ruimhartig in te zijn. Dit kan helpen om de initiatiefnemer snel duidelijkheid te geven en snel tot een volledige aanvraag te komen, met de juiste stukken. Ook geeft het de mogelijkheid om vooraf intern af te stemmen over het initiatief, zodat bij het behandelen van een aanvraag de termijnen gehaald worden.

Let wel: op basis van de klantreizen is bekend dat veel initiatiefnemers hun informatie vaak ook al via de gemeentelijke website halen. Meer instrumenten bij het inrichten, basisteksten voor de gemeentelijke websites en ondersteuningen van de gemeentelijke frontoffices kunt u vinden op de pagina Implementatieproducten.

Definitie in de legesverordening

Heft u leges voor een vorm van omgevingsoverleg? Dan moet u in de legesverordening de vorm van het omgevingsoverleg definiëren.

In de vorige stap is stilgestaan bij welke vormen u wilt instellen. Als bevoegd gezag kunt u het aanvragen van een vorm van omgevingsoverleg door een initiatiefnemer op de volgende manieren faciliteren:

1. Het indienen van een verzoek tot omgevingsoverleg via het Omgevingsloket kan vooralsnog alleen via de optie conceptverzoek. Deze knop zien initiatiefnemers pas als zij het aanvraag- of meldingsformulier geheel hebben ingevuld. Let wel: u moet als gemeente wél deze knop hebben geactiveerd in de productieomgeving van Omgevingsloket. Ook moet u natuurlijk uw gemeentelijke processen hierop hebben ingeregeld.

Heeft u dit niet, dan wordt deze optie niet getoond aan initiatiefnemers.  Hulp bij het activeren van deze knop is beschikbaar tot medio september. Meer informatie vindt u op deze pagina van het IPLO.

Bij uw communicatie op de gemeentelijke website is het aan te bevelen dat u dit toelicht.

2. Combinatie van gemeentelijke kanalen en Omgevingsloket: zowel via het Omgevingsloket als via bijvoorbeeld een gemeentelijk webformulier is een omgevingsoverleg aan te vragen. Zeker voor ideeën van initiatiefnemers die nog niet helemaal volgroeid zijn is het nodig om ook nog andere routes voor het delen van stukken aan te bieden. Vanaf het tweede kwartaal in 2024 wordt volgens planning de optie ‘bespreek uw plan’ ook in het Omgevingsloket aangeboden. Tot die tijd is er dus ook nog een andere route nodig zijn, als u ook deze vorm van overleg wil aanbieden.
 

3. Alleen gemeentelijke kanalen: voor de verschillende vormen van omgevingsoverleg waar u als gemeente voor kiest.

Aangeraden wordt om zoveel mogelijk gebruik te maken van de opties in het Omgevingsloket, zeker in die gevallen waarbij een bijdrage wordt verlangd van andere overheden en ketenpartners om betrokken te worden bij een vooroverleg. Zo kunnen documenten op één plek gedeeld worden.

Als een gemeente de mogelijkheid wil bieden om een conceptverzoek via het Omgevingsloket in te dienen, kan de gemeente kiezen om de knop conceptverzoek aan te bieden voor òf alle activiteiten of bijvoorbeeld alleen voor vergunningen.

Zo kan dus bijvoorbeeld ingesteld worden dat alleen voor aanvragen van omgevingsvergunningen (en dus niet bij meldingen en informatieplichten) een beoordeling van het conceptverzoek kan worden aangevraagd, of bij alle activiteiten. Gemeenten hebben hierin vooraf keuzes te maken.

Als u als gemeente geen keuze maakt en geen wijzigingen aanbrengt in het loket, zal het indienen van een conceptverzoek voor alle activiteiten uit staan. Initiatiefnemers kunnen dan geen conceptverzoek indienen via het Omgevingsloket.

Kijk voor meer informatie of hulp bij het instellen op Conceptverzoek in het Omgevingsloket (voorheen Omgevingsoverleg) (iplo.nl).
 

Heeft u een behandeldienst ingesteld?

Als u een behandeldienst heeft ingesteld voor bepaalde activiteiten, stem met de behandeldienst af of en hoe voor die activiteiten wordt omgegaan met het instellen van omgevingsoverleg. Stem ook met de behandeldienst af hoe de behandeldienst hierover communiceert op de gemeentelijke website en op de website van de behandeldienst. Mogelijk dat regionale afstemming hierover noodzakelijk is.

Heeft u in stap 2 gekozen voor het Omgevingsloket als ingang voor het initiëren van het bespreken van een conceptverzoek, en zo ja, voor alle activiteiten of alleen voor vergunningen? Dan moet u de mogelijkheid tot het indienen van een conceptverzoek instellen in het DSO. Dit kan op twee manieren:

• Als bevoegd gezag kunt u de mogelijkheid tot het doen van een conceptverzoek zelf instellen in het DSO-LV. Dit doet u met eigen Toepasbare regel software. Let op: nog niet alle software ondersteunt het instellen van het conceptverzoek. Wilt u zelf het conceptverzoek instellen bespreek dit dan met uw leverancier.
• In de implementatiefase kan het programma Aan de slag met de Omgevingswet dit ook voor u uitvoeren. Let wel, indien u als gemeente hulp wil bij het instellen en u deze mogelijkheid aan wil bieden direct vanaf inwerkingtreding dan dient u dit voor medio september 2023 aan te geven.
• Zie hiervoor de pagina Conceptverzoek in het Omgevingsloket (voorheen Omgevingsoverleg) op de website van het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO).
   

Beproeven

Regel de mogelijkheid voor het indienen van een conceptverzoek en beproef het. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld gebruikmaken van het zaaktype ‘Advies verstrekken (informeel)/ Vooroverleg voeren’. Bij de VTH Inregeltest hebben we testpakketjes klaar staan waar u dit mee kunt beproeven. In de pre-omgeving hebben we voor één activiteit (Afwijken van regels in het omgevingsplan - Aanvraag vergunning (Gemeente)) het conceptverzoek aan staan, zodat u kunt zien hoe dit werkt.

Let op: als u gebruik maakt van de instelservice van het programma Aan de slag met de Omgevingswet dan vindt het instellen voor andere activiteiten enkel plaats op de productieomgeving. Deze instellingen zijn te beproeven via de zogenaamde ‘staging omgeving’.

Vermeld op uw website helder welke vormen van omgevingsoverleg u aanbiedt en hoe een initiatiefnemer daar gebruik van kan maken. Geef ook aan wat er daarbij van de initiatiefnemer wordt verwacht en wat de initiatiefnemer van u kan verwachten, en of u hiervoor leges vraagt.