Wegwijzer voor een complexe hulpvraag

Deze publicatie bevat informatie en tips voor alle partijen in de procedure voor een aanvraag voor een hulpmiddel: de aanvrager, de Wmo consulent van de gemeente, de arts/behandelteam/ergotherapeut van de aanvrager en de hulpmiddelen leverancier. De informatie en tips hebben tot doel dat de client die één of meer hulpmiddelen uit de Wmo en/of Zvw en/of Wlz nodig heeft, weet hoe hij deze moet aanvragen, met welke instanties hij tijdens de toegangs procedure te maken krijgt en hoe de verschillende spelers zouden moeten acteren om deze procedure snel en zorgvuldig te laten verlopen.

Kan een bijdrage leveren aan de realisatie van de normen van alle vijf de thema’s.

• Download de Wegwijzer voor een complexe hulpvraag (pdf, 1,1 MB)

Verkenning passende cursussen

De verkenning heeft uiteindelijk alleen informatie opgeleverd voor scholingsmogelijkheden voor gemeentelijke medewerkers. Informatie over de wijze waarop medewerkers van hulpmiddelenleveranciers scholing ontvangen bleek te behoren tot de gevoelige bedrijfsinformatie en daarom niet openbaar. Wel is het zo dat hulpmiddelenleveranciers bij aanbestedingen moeten aangeven hoe hun opleidingsplan eruit ziet als onderdeel van hun kwaliteitsbeleid.

Kan een bijdrage leveren aan de realisatie van de normen van thema 1 (communicatie) en thema 2 (toegangs- en aanvraagprocedure).

• Download de Verkenning passende cursussen (pdf, 75 kB)

Drivecheck bejegening 

Deze brochure bevat een checklist voor de bejegening van cliënten die specifiek  een hulpmiddel nodig hebben maar de tips zijn van toepassing voor alle soorten Wmo ondersteuningsvragen. DRIVE staat voor een invalshoek (doelgericht, respectvol, inlevend, vindingrijk en effectief). De checklist is bedoeld voor iedere professional die met cliënten te maken heeft. De checklist kan via een app worden gedownload op de telefoon, wat bijdraagt aan het gebruiksgemak en de beschikbaarheid.

De checklist kan worden gebruikt:

• Ter voorbereiding en evaluatie van contactmoment met de cliënt.
• Tijdens gesprek met de cliënt.
• In collegiale overleggen over uitvoering van de wet in de dagelijkse praktijk
• Tijdens afstemming met partijen over de te verstrekken hulpmiddelen.
• Bij afspraken met ketenpartners over klantgerichte samenwerking.
• Bij het kiezen van thema voor intervisie met collega’s.
• Ter vaststelling van leerpunten voor opleiding of training.

Kan een bijdrage leveren aan de realisatie van de normen van thema 1 (communicatie) , thema 2 (toegangs- en aanvraagprocedure) en thema 3 (selecteren, uitproberen/passen en beslissen).

• Download de Drivecheck Bejegening (pdf, 722 kB)
• Download de toelichting/factsheet (pdf, 186 kB)

De drivecheck is ook beschikbaar als app. Download de app via:

• https://drivecheck.nl/

Vereenvoudiging terugkerende beschikking

In één van de werkgroepen is verkend of het mogelijk is om door gemeenten een terugkerende beschikkingen te schrappen voor hulpmiddelenaanvragen van mensen met chronische aandoeningen en beperkingen. In de praktijk bleken al meerdere gemeenten niet te werken met de terugkerende beschikking, dus niets staat een gemeente beleidsmatig of juridisch in de weg de terugkerende beschikking te schrappen. Daarom is een advies/handreiking opgesteld waarin wordt beschreven wat gemeenten moeten doen om dit resultaat te behalen. Centraal in de aanbevolen aanpak het inplannen van evaluatiemomenten. Daarmee wordt hetzelfde doel bereikt als een beschikking met een einddatum, namelijk bespreken of de zorgbehoefte (on)veranderd is, maar dan zonder grote onzekerheid die bij de beschikking met einddatum komt kijken. In de werkwijze met de beschikking is het eveneens van belang de handreiking inkoop toe te passen en is het hebben van een vaste casemanager eveneens zeer effectief.

Kan een bijdrage leveren aan de realisatie van de normen van thema 1 (communicatie) , thema 2 (toegangs- en aanvraagprocedure) en thema 3 (selecteren, uitproberen/passen en beslissen).

• Download de Vereenvoudiging terugkerende beschikking (pdf, 874 kB)

Advies werkgroep regionale samenwerking en inkoop

Het advies bestaat uit 2 delen:

• een advies over de borging van de convenanten in de aanbestedings- en uitvoeringspraktijk
• een advies over de wijze van inkopen en financieren

Geadviseerd wordt de Handreiking Inkoop Hulpmiddelen (ontwikkeld door Firevaned, samen met de VNG en Iederin in 2019) aan te vullen met de aanbevelingen uit het actieplan, het normenkader en de convenanten en handreikingen die zijn opgeleverd door de werkgroepen binnen de Verbeteragenda. Bij de aanvulling moet ook het Ketenbureau (VNG/VWS) betrokken worden vanwege de I standaarden waarmee de berichtenuitwisseling kan worden gestandaardiseerd.

Geadviseerd wordt om voor de doelgroep met een complexe zorgvraag advies en levering als afzonderlijke producten in te kopen en/of te financieren en daarvoor een kwaliteitskader te ontwikkelen. Ook bevat het document aanbevelingen voor de wijze van financieren van niet standaard hulpmiddelen in contracten tussen gemeenten en leveranciers met speciale aandacht voor het pgb.

Kan een bijdrage leveren aan de realisatie van de normen van thema 4 (inkoop, leveren en instrueren).

• Download het Advies werkgroep regionale samenwerking en inkoop (pdf, 154 kB)

---

Verkenning/pilot

Hulpmiddelenpaspoort in de vorm van een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO)

Een van de acties uit de verbeteragenda luidde ‘ontwikkel een hulpmiddelenpaspoort, waarin informatie over de cliënt en zijn hulpmiddel(en) wordt opgeslagen en gedeeld met relevante partijen’. Een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO) kan de invulling zijn van zo’n soort hulpmiddelenpaspoort. Met een PGO kan op een gestandaardiseerde wijze communicatie plaatsvinden tussen cliënt en betrokken partijen (gemeente, leverancier, verzekeraar, zorgprofessional). Omdat bij het opzetten van een pilot met een PGO veel komt kijken, heeft VWS het – op advies van een van de werkgroepen uit de verbeteragenda – mogelijk gemaakt dat er nog een tussenstap wordt gezet, namelijk een verkenning naar de haalbaarheid van een pilot. ICTU voert in opdracht van VWS deze verkenning uit.

In oktober worden de resultaten van de verkenning verwacht. Op dat moment is er inzicht verkregen in hoeverre het kansrijk is dat een PGO als oplossing kan dienen voor de ervaren problematiek. Tevens geeft ICTU antwoord op de vraag of en op welke manier een PGO kan worden ingezet voor het ontsluiten van (medische) informatie met betrekking tot (Wmo-)hulpmiddelen. Tot slot zal de verkenning aanbevelingen voor een vervolg bevatten, inclusief een advies om al dan niet te starten met de voorbereidingen van een pilot.

Kan een bijdrage leveren aan de realisatie van de normen van thema 2 (toegangs- en aanvraagprocedure).

Hieronder een overzicht van de normen:

Thema 1: Communicatie

• eenduidig en vast aanspreekpunt voor de cliënt bij gemeente en/leverancier
• pro-actieve verstrekking van informatie en voortgang levering
• begrijpelijke taal

Thema 2: Toegangs/aanvraagprocedure

• Alle partijen voorkomen onnodige herhaling van de uitvraag van (medische) gegevens en maken onderscheid tussen een bekende of nieuwe cliënt.
• De gemeente legt in samenspraak met de cliënt contact met de leverancier(s) bij de aanvraag.
• De gemeente, het zorgkantoor en de zorgverzekeraar nemen waar mogelijk de aanvraag tijdens de revalidatie in behandeling indien een cliënt in een revalidatiecentrum opgenomen is en het revalidatieteam wordt bij de aanvraag betrokken.

Thema 3: Selecteren, uitproberen/passen en beslissen

• Indien functioneel advies aanwezig is, is dit leidend voor de toekenning van het hulpmiddel
• Client krijgt van de leverancier de mogelijkheid het hulpmiddel te testen en te passen
• Leverancier selecteert in overleg met cliënt en op basis van functioneel advies een passend

Thema 4 Inkoop, leveren en instrueren

• De leverancier maakt samenwerkingsafspraken (op basis van het verhuisconvenant, over de vakantieregeling en het behoud van op maat gemaakte hulpmiddelen) met andere leveranciers.
• De gemeente stelt service-level afspraken vast over de lever- en wachttijden in het contract met de leverancier en stuurt daarop.
• De leverancier neemt binnen vijf werkdagen na ontvangst van de leveringsopdracht contact op met de cliënt over het (leverings)proces.
• Na de (eerste) passing, verstrekt de leverancier een eenduidige informatie over de verwachtte levertijd. De leverancier houdt zich hierbij aan de service-levelafspraken over de lever- en wachttijden in het contract met de gemeente.

Thema 5 Gebruiken en evalueren

• Gemeente en leverancier voeren periodiek clienttevredenheidsonderzoek uit over het gehele proces van de verstrekking van hulpmiddelen en voeren op basis van uitkomst verbeteringen door.
• Leverancier neemt na levering hulpmiddel contact op met de cliënt (minimaal indien het een complexe aanvraag betrof)
• De leverancier en gemeente informeert waar cliënten terecht kunnen voor service en reparatie en helpen ingeval van spoed binnen 24 uur. Indien de reparatie niet binnen 24 uur uitgevoerd kan worden, informeert de leverancier de cliënt over de verwachtte reparatietijd.

De q & a’s worden regelmatig geactualiseerd aan de hand van vragen die gemeenten en andere partijen nog aan de VNG stellen. Laatste update: 15 juli.

Algemeen

Vraag 1.

Waarom heeft de VNG ervoor gekozen om de colleges van Burgemeester en Wethouders te vragen de convenanten te ondertekenen? Waarom is bijvoorbeeld niet gekozen voor een intentieverklaring?

Antwoord

De convenanten zijn tot stand gekomen in overleg met alle partijen die een verantwoordelijkheid hebben in het proces van hulpmiddelenverstrekking. Alle partijen hebben zich akkoord verklaard met de inhoud van de convenanten. Dit betekent dat ze in de praktijk ook zo willen gaan werken. In de convenanten staan harde afspraken, bijvoorbeeld over de hoogte van de restwaarde van over te nemen hulpmiddelen en over de vertrek gemeente die nog twee maanden doorbetaalt binnen welke termijn het overname proces kan worden geregeld.

Dat de VNG treedt op namens de gemeenten, maar de gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering. Door de colleges te vragen de convenanten te tekenen willen we bevorderen dat alle gemeenten gaan werken volgens die afspraken. Een intentie verklaring is te vrijblijvend.

Vraag 2

Op welke wijze vindt de besluitvorming over de beide convenanten plaats door de zorgkantoren en de zorgverzekeraars?

Antwoord

De directie van Zorgverzekeraars Nederland (ZN) ondertekent namens alle Zorgverzekeraars en Zorgkantoren. Dit gebeurt nadat de convenanten in de ZN werkgroepen Wlz en Zvw zijn besproken.

Vervolgens  worden de convenanten  in de protocollen aangepast en worden deze naar buiten gecommuniceerd. naar buiten.

Vraag 3

Op welke wijze vindt de besluitvorming over de convenanten plaats door de hulpmiddelenleveranciers?

Antwoord

Firevaned, de koepel waar alle door de gemeente gecontracteerde hulpmiddelenleveranciers bij zijn aangesloten, heeft namens haar leden de beide convenanten getekend.

Vraag 4

Zijn de afspraken in het convenant meeverhuizen hulpmiddel AVG proof?

Antwoord

De gemeente mag in het kader van het meeverhuizen van hulpmiddelen persoonsgegevens registreren op grond van artikel 6c van de AVG. Dit artikel luidt:  “de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust”.

In het convenant wordt ervan uitgegaan dat de cliënt zich meldt bij de nieuwe gemeente dat hij wil verhuizen en zijn hulpmiddelen wil meenemen. Vanaf dat moment gaat het om een nieuwe cliënt, waarvoor de gemeente een wettelijke verplichting heeft op grond van artikel 5.1.1 eerste lid Wmo.

De gemeente neemt in dat kader contact op met de verhuisgemeente om de overname van de hulpmiddelen te regelen.

Mocht het toch voorkomen dat de gemeente de verhuizing van de cliënt pas merkt na een signaal uit de Basisregistratie Persoonsgegevens, dan geldt dat de procedure uit het convenant vanaf dat moment door de vertrekgemeente zo snel mogelijk wordt opgestart en gevolgd

Vraag 5

Hoe verhoudt het convenant zich tot de afspraken die gemeenten met hulpmiddelenleveranciers hebben gemaakt in inkoopcontracten?

Antwoord

Mochten de afspraken in het inkoopcontract afwijken van de afspraken in het convenant, bijvoorbeeld wanneer de gemeente expliciet in het contract zou hebben opgenomen dat hulpmiddelen bij verhuizing worden ingenomen, dan is het aan de contractpartijen om het contract op dit onderdeel aan te passen. Alle hulpmiddelenleveranciers hebben immers ook het convenant ondertekend. En de VNG roept de gemeenten op om dit ook te doen. Dan kan er tussen contractpartijen geen verschil van mening meer zijn om het contract op dat punt aan te passen.

Vraag 6

Het convenant houdt geen rekening met voorliggende voorzieningen van gemeenten. Bijvoorbeeld: in een complex is een scootmobielpool (voorliggende voorziening). De cliënt die daar naartoe verhuist mag volgens het convenant zijn scootmobiel behouden terwijl andere inwoners van het complex de voorliggende voorziening moeten gebruiken.

Antwoord

Het is juist dat het convenant uitgaat van een maatwerkvoorziening voor een hulpmiddel. Daarvoor zijn de afspraken bedoeld. Bij dit soort uitzonderingen zal de gemeente naar bevind van zaken moeten handelen in overleg met de cliënt. Een suggestie zou kunnen zijn dat de gemeente waar de cliënt naar toe verhuist, het hulpmiddel wel overneemt van de vertrekgemeente en met de cliënt een overgangsperiode afspreekt dat hij de scootmobiel nog mag gebruiken, of hem in staat stelt de scootmobiel over te kopen.

Vraag 7

Scootmobielen/rolstoelen en andere voorzieningen worden in onze gemeente vaak afgegeven voor onbepaalde tijd. Hier wordt in het convenant geen rekening mee gehouden.

Antwoord

Op het moment dat de cliënt naar een andere gemeente verhuist behoort hij niet meer tot de Wmo doelgroep van de vertrekgemeente. Dit zal gevolgen hebben voor de beschikking ook al is deze voor onbepaalde tijd afgegeven. Het convenant ziet op de afspraken om het meenemen van het hulpmiddel naar de nieuwe gemeente goed te regelen.

Vraag 8

Gemeenten zijn binnen de kaders autonoom in de indicatiestelling.  Hoe gaan we er mee om als we een cliënt krijgen met een hulpmiddel, waarvoor wij conform ons beleid geen indicatie zouden hebben gesteld en andersom? Ben je verplicht over te nemen als je het convenant getekend hebt? M.a.w. moeten we voor deze cliënten uitzonderingen maken t.o.v. onze andere cliënten door deze middelen dan wel over te nemen?

Antwoord

Ons beeld is dat de meeste gemeenten een vergelijkbaar assortiment aan (veel voorkomende) hulpmiddelen verstrekken. Dus bij het merendeel van de verhuizingen zal dit probleem zich niet voordoen. Het uitgangspunt is dat de cliënt die verhuist, indien hij dat wenst, zijn hulpmiddelen mag meenemen. In de situatie dat het gaat om een hulpmiddel dat de gemeente waar de cliënt  naar toe verhuist, niet zou hebben verstrekt, zal er een uitzondering moeten worden gemaakt, gedurende de periode dat het hulpmiddel nog niet is afgeschreven. Indien dat hulpmiddel is afgeschreven en een nieuwe verstrekt zou moeten worden, kan de gemeente dit afwijzen met een verwijzing naar haar eigen beleid. Het is dus een incidentele en tijdelijke afwijking van het beleid.

Vraag 9

Moet er een formeel Wmo-onderzoek (met onderzoeksverslag) plaatsvinden en moet er een formele aanvraag worden gedaan? Of is alleen een beschikking in dit geval voldoende?

Antwoord

Formeel gezien is de verhuizende cliënt een nieuwe cliënt. Zie ook het antwoord op vragen 4 en 7 .

Maar er is wel een verschil, want de cliënt heeft al hulpmiddelen en neemt die mee. Daarom is een formeel Wmo onderzoek met een onderzoeksverslag niet nodig.  Het convenant laat het over aan de gemeente om het verhuisproces  in de toegangsprocedure te regelen. De VNG adviseert om het administratief zo licht mogelijk in te richten. Een beschikking is voldoende om in het systeem vast te leggen welke hulpmiddelen de (nieuwe) cliënt heeft .

Vraag 10

In het convenant wordt de verantwoordelijkheid van het doorgeven van een verhuizing bij de inwoner gelegd (zowel Wlz als van gemeente naar gemeente). Wat als deze inwoner zichzelf niet meldt bij de nieuwe gemeente? Is de vertrek gemeente dan verantwoordelijk voor het doorgeven aan de nieuwe gemeente, na signaal uit BRP? Wordt alles dan met terugwerkende kracht verwerkt, als het signaal laat wordt doorgegeven? Inwoners die naar een Wlz-instelling verhuizen, melden zich vrijwel nooit zelf met deze mededeling bij de Wmo.

Antwoord

De huidige situatie dat cliënten die naar een Wlz instelling verhuizen zich vaak niet tijdig melden bij de vertrekgemeente, zal, naar onze verwachting, door de afspraken in het convenant minder vaak gaan voorkomen. Zo hebben we met ZN, de koepel van Wlz instellingen, afgesproken dat zij in hun welkomstbrief aan de cliënt erop wijzen dat de cliënt zijn verhuizing bij de vertrekgemeente moet melden wanneer hij hulpmiddelen uit de Wmo heeft. Verder is het zo dat de Wlz instelling bij de gemeente aan de bel zal trekken, wanneer de behandelaar merkt dat de cliënt nog hulpmiddelen uit de Wmo heeft.

Mocht het toch voorkomen dat de gemeente de verhuizing van de cliënt pas merkt na een signaal uit de Basisregistratie Persoonsgegevens, dan geldt dat de procedure uit het convenant vanaf dat moment door de vertrekgemeente zo snel mogelijk wordt opgestart en gevolgd.

PGB

Vraag 11

Het convenant gaat niet in op de situatie dat de client een hulpmiddel met een PGB heeft aangeschaft en daar zelf nog extra heeft bijbetaald bijvoorbeeld omdat hij een andere kleur/accessoire etc. wilde. Heeft deze situatie nog consequenties voor de afspraken van het verhuisconvenant?

Antwoord

Nee, deze situatie heeft geen consequenties voor de afspraken in het verhuisconvenant. Het bedrag dat de cliënt zelf heeft betaald valt buiten het eventuele overname bedrag

Vraag 12

Bij verhuizing met een PGB hulpmiddel: Wanneer de looptijd van een PGB bijvoorbeeld 7 jaar is en cliënt bijvoorbeeld na 1 jaar verhuist naar een andere gemeente, overleggen wij nu met de nieuwe gemeente om het PGB voor de resterende looptijd aan ons (de vertrekgemeente) te betalen. Dit bedrag is inclusief onderhoud en dergelijke. Is dat niet meer de bedoeling?

Antwoord

Ja, dat is nog steeds mogelijk. Uitgangspunt is dat de client zijn hulpmiddel bij verhuizing naar een andere gemeente kan behouden. Het bedrag dat tussen de vertrekgemeente en de andere gemeente wordt afgesproken is gebaseerd op de overname afspraken in het convenant.

 

Vraag 13

Wij verstrekken bij een Pgb tevens een eenmalig bedrag voor verzekering, service en onderhoud voor de gehele budgetperiode van het Pgb. Volgens het convenant moeten we nu ook een bedrag gaan betalen voor verzekering, service en onderhoud voor de resterende Pgb periode als een cliënt overkomt van een andere gemeente die periodiek een bedrag voor deze zaken verstrekt. Als dat zo is worden onze kosten hoger voor een hierheen verhuizende cliënt t.o.v. een verhuizing vanuit onze gemeente naar die betreffende gemeente. Hoe gaan we hier mee om?

 

Antwoord vraag 13

Wanneer een cliënt vanuit uw gemeente verhuist naar een andere gemeente, is het de bedoeling dat  u met de verhuisgemeente afspraken maakt over de verrekening van de resterende PGB periode. Uw gemeente ontvangt een bedrag van de andere gemeente terug en in de situatie dat een cliënt naar uw gemeente verhuist, neemt u de kosten voor verzekering etc. voor de resterende periode over. 

Twee maanden overgangstermijn

Vraag 14

 Waarom moet er 2 maanden doorbetaald worden door de vertrekgemeente? Door het proces zo in te richten volgens het convenant lijkt de overgangsregeling van 2 maanden niet nodig. Immers, de voorziening blijft hetzelfde. Gemeenten worden namelijk niet meer gecompenseerd middels het abonnementstarief gedurende deze 2 maanden. Het abonnementstarief/eigen bijdrage hoeft al vanaf de overgangsdatum niet meer betaald te worden.

Antwoord

Die twee maanden zijn door de betrokken partijen afgesproken en zijn nodig om de afwikkeling van de overname van het hulpmiddel zorgvuldig te regelen. U moet het zo zien dat wanneer uw gemeente de vertrekgemeente is u twee maanden moet doorbetalen, maar wanneer de cliënt naar uw gemeente verhuist die vertrekgemeente nog twee maanden doorbetaalt. Zo worden de overgangskosten evenredig verdeeld.

Vraag 15

Bij overname door het Zorgkantoor wordt nog gedurende 2 maanden doorbetaald door de Wmo, zodat cliënt niet zonder middel komt te zitten en het Zorgkantoor de tijd heeft een nieuw middel in te zetten. Wie betaalt als dit toch langer dan 2 maanden gaat duren (wat nu vaak het geval is, omdat het zorgkantoor ook afhankelijk is van de professionals in de instelling die de vraag moeten uitzetten)? Kunnen wij in dat geval verrekening/compensatie van het Zorgkantoor vragen?

Antwoord

De zorgkantoren hebben de twee maanden termijn geaccepteerd. We gaan ervan uit dat ze zich inspannen om zich daaraan te houden. De gemeente betaalt 2 maanden door en kan de betaling dan stopzetten. In het convenant is niet geregeld dat het zorgkantoor de kosten dan automatisch overneemt, maar de verantwoordelijkheid van de gemeente eindigt wel. Ons advies zou zijn om de betaling stop te zetten, dan hoeft er geen verrekening plaats te vinden. In uitzonderlijke gevallen kan er altijd contact worden opgenomen met het Zorgkantoor voor een tijdelijke oplossing.

Overname hulpmiddelen door Wlz instelling

Vraag 16

Kunnen alle Wmo hulpmiddelen meeverhuizen naar de Wlz instelling?

Antwoord

Nee, dit geldt alleen voor de individueel aangepaste hulpmiddelen. In het convenant is omschreven wat daaronder wordt verstaan:  “een individueel aangepast hulpmiddel waarop complex maatwerk (elektrisch middel of handbewogen middel met meerdere individuele (elektrische) aanpassingen) van toepassing is”.

Standaard hulpmiddelen worden niet overgenomen van de gemeente. De instelling heeft die zelf al in huis (bijvoorbeeld een tillift of een douche stoel) of vraagt een hulpmiddel uit het Wlz depot (bijvoorbeeld een standaard rolstoel) .

Verder is het zo dat het aantal mobiliteitshulpmiddelen dat onder de Wlz aan cliënten in een Wlz instelling limitatief is geregeld in artikel 2.3 eerste lid van de Regeling langdurige zorg (Rlz). Gemeenten hebben onder de Wmo meer vrijheid om soorten (mobiliteits)hulpmiddelen te verstrekken. Het is in theorie mogelijk dat de gemeente een bijzonder (mobiliteits)hulpmiddel heeft verstrekt dat niet in het Rlz is opgenomen. In dat geval kan het zorgkantoor het hulpmiddel niet overnemen. De gemeente zal dan een maatwerkafspraak met de cliënt moeten maken.

Vraag 17

Bepaalt het zorgkantoor zelf of een hulpmiddel wordt overgenomen?

Antwoord

De ergotherapeut van de Wlz instelling bepaalt of het hulpmiddel voldoet aan de eisen gelet op de beperkingen van de cliënt. Het kan voor komen dat de ergotherapeut van de instelling constateert dat het op maat gemaakte hulp niet (meer) voldoet gelet op de beperkingen van de cliënt. In dat geval neemt het zorgkantoor het op maat gemaakte Wmo hulpmiddel niet over.

 

Vraag 18

Wanneer de gemeente het niet eens is met de beslissing van de instelling om het Wmo hulpmiddel niet over te nemen, bij wie kan de gemeente dan terecht?

Antwoord

De gemeente kan dit melden bij de contactpersoon van het zorgkantoor en die zal contact opnemen bij de Wlz instelling om na te gaan of is voldaan aan de afspraken in het convenant.

Vraag 19         

Bij opname in een intramurale instelling na 1-1-2020 is de wettelijke overgangsregeling:

Als een cliënt na 1 januari 2020 naar een zorginstelling verhuist, moet worden bekeken of het mobiliteitshulpmiddel moet worden vervangen. Als deze moet worden vervangen, valt deze onder de verantwoordelijkheid van de Wlz (Zorgkantoor). Als deze niet hoeft te worden vervangen, kan deze worden overgenomen door de Wlz.  In het convenant echter wordt er een onderscheid gemaakt tussen standaard hulpmiddelen (die niet worden overgenomen maar worden beëindigd) en individueel aangepaste hulpmiddelen, die moeten worden overgenomen. Welke afspraak gaat nu voor? Bij de overgangsregeling kan namelijk ook een standaard hulpmiddel worden overgenomen door het zorgkantoor. Via het convenant kan dit niet.

Antwoord

De wettelijke overgangsregeling gaat voor op een convenant. Maar de VNG ziet hier geen tegenstelling want in de wettelijke overgangsregeling staat ook dat het zorgkantoor het Wmo hulpmiddel kan overnemen. Het zorgkantoor neemt alleen op maatgemaakte hulpmiddelen over. De rest haalt zij zelf uit het Wlz depot en die Wmo hulpmiddelen blijven dus bij de gemeente.

Vraag 20         

In het convenant wordt gesproken over individueel aangepaste hulpmiddelen die worden overgenomen door het zorgkantoor. Er wordt geen onderscheid gemaakt in soorten hulpmiddelen, terwijl het zorgkantoor maar slechts limitatief benoemde middelen overneemt, waar ze bovendien zelf een beoordelingskader voor hanteren. Hoe weten we vooraf of het middel door de beoordelingscriteria (een scootmobiel of aangepaste fiets moet bijvoorbeeld minimaal 3x per week worden gebruikt) van het Zorgkantoor komt?

Antwoord

De ergotherapeut van de Wlz instelling beoordeelt of en zo ja welke Wmo hulpmiddelen worden overgenomen. Zie ook het antwoord op vraag 16. De gemeente moet het resultaat van die beoordeling afwachten. Indien de instelling besluit de hulpmiddelen niet over te nemen, terwijl de gemeente van mening is dat het individueel aangepaste hulpmiddelen betreft, dan kan de gemeente contact opnemen met het betreffende zorgkantoor en dit bespreken. Het verhuisconvenant bevat voor dit soort situaties geen afspraken over een bezwaarprocedure.  Het klopt dat de gemeente afhankelijk is van het besluit van de Wlz instelling/zorgkantoor. Maar de zorgkantoren hebben zich via het convenant verbonden om de op maat gemaakte hulpmiddelen over te nemen en dat vinden wij een verbetering ter opzichte van de situatie voordat het convenant bestond, toen er helemaal geen afspraken bestonden.

Vraag 21

Zorgkantoren gaan uit van de verstrekking van maximaal één mobiliteitshulpmiddel voor gebruik binnenshuis en één hulpmiddel voor gebruik buitenshuis. Hiermee zijn bepaalde combinaties van mobiliteitshulpmiddelen niet mogelijk. Ook de combinatie van een elektrische rolstoel en een scootmobiel achten zorgkantoren niet mogelijk. Hoe moeten we hier mee omgaan als de Wmo-cliënt wel beide middelen via de Wmo verstrekt heeft gekregen?

Antwoord

Het zorgkantoor bepaalt welke hulpmiddelen worden overgenomen. Wanneer niet beide hulpmiddelen kunnen worden overgenomen, dan blijft een van de Wmo hulpmiddelen achter bij de gemeente of in geval van een huurconstructie neemt de leverancier het hulpmiddel terug . De gemeente heeft geen doorzettingsmacht richting het zorgkantoor. Wanneer de cliënt de hulpmiddelen graag beiden wil meenemen, is het misschien een overweging dat de cliënt het andere hulpmiddel zelf van de gemeente of van de leverancier koopt.

 

Overname prijs

Vraag 22

De formule die wordt gehanteerd bij overname wijkt af van de overnameprijzen die nu door andere gemeenten, leveranciers, zorgkantoor en door ons worden gehanteerd. Hoe moeten we omgaan met de overnameprijzen als wij wel tekenen maar een andere gemeente die niet tekent, de middelen duurder aan ons verkoopt?

Antwoord

De VNG gaat ervan uit dat alle gemeenten tekenen of in ieder geval volgens de afspraken gaan werken. Bij gemeenten die huren is dit sowieso geen probleem, omdat alle leveranciers het convenant hebben ondertekend en zij regelen de overname bij verhuizing onderling. Bij gemeenten die de hulpmiddelen kopen en het convenant niet willen ondertekenen kan er wel een probleem ontstaan.  Mocht een gemeente die wel heeft getekend daarmee te maken krijgen, dan ontvangt de VNG graag een signaal daarvan, zodat wij, indien mogelijk, met deze gemeente in gesprek kunnen gaan. Ook de zorgkantoren hebben het convenant ondertekend en hebben zich daarmee bereid verklaard zo te willen gaan werken. 

 

Vraag 23

Hoe gaan we om met middelen die in slechte staat zijn en die we conform de vastgestelde formule moeten overnemen en die binnen korte tijd moeten worden vervangen, niet i.v.m. leeftijd, maar i.v.m. een slechte technische staat? Dit is niet in het belang van cliënt. En we betalen dan relatief veel voor een middel dat in no-time moet worden vervangen.

Antwoord

De waarde van het hulpmiddel wordt bepaald door de leeftijd van het hulpmiddel en de datum waarop het hulpmiddel aan de cliënt is verstrekt. De gemiddelde afschrijvingsduur is 7 jaar Een middel dat bijna is afgeschreven heeft een lagere overname prijs dan een middel wat een jaar oud is. De overnemende gemeente mag er van uitgaan, dat het hulpmiddel dat zij overneemt in goede staat verkeert. De overnemende gemeente vraagt de oude gemeente om het hulpmiddel in goede staat te brengen alvorens het overgenomen wordt.

Overige vragen

Vraag 24

In het convenant verhuizen is niets opgenomen over hoe de gemeente moet handelen in het geval een jeugdige Wlz cliënt eerst thuis werd verzorgd met Wmo hulpmiddelen en vervolgens intramuraal gaat. De jeugdige komt in het weekend thuis. Hoe zit het dan met de overname van hulpmiddelen?

Antwoord

Er is hier sprake van deeltijdverblijf , een combinatie van thuis én in een instelling wonen. Dit is sinds 1 januari 2020 mogelijk voor mensen met Wlz-zorg. Het betekent dat een cliënt gemiddeld 5 tot 7 dagen per 14 dagen thuis woont. Bijvoorbeeld:

• om en om een week in een instelling en een week thuis wonen
• de ene week 3 dagen en de andere week 2 dagen thuis wonen

Aanvragen van hulpmiddelen bij deeltijdverblijf in de thuissituatie worden vergoed vanuit de Zvw of Wmo. Het uitgangspunt is dat de hulpmiddelen op twee plekken nodig zijn. Omdat een tillift in de thuissituatie permanent nodig is, zal de gemeente deze vanuit de Wmo moeten blijven leveren.

Indien het hulpmiddel meegenomen kan worden, zoals bijvoorbeeld een aangepaste rolstoel die door de rolsstoeltaxi kan worden vervoerd, hoeft dit  hulpmiddel niet via de Zvw of Wmo verstrekt te worden.  De rolsstoel kan dus zo wel thuis als in de instelling gebruikt worden.

De q & a’s worden regelmatig geactualiseerd aan de hand van vragen die gemeenten en andere partijen nog aan de VNG stellen. De laatste update is van 15 juli.

 

Opmerking vooraf:

Het format dat is gevoegd bij het convenant maatwerkprocedure is, nadat de ledenbrief met de convenanten is verstuurd naar de gemeenten, op enkele punten aangepast. De VNG verzoekt gemeenten het aangepaste formulier (pdf, 142 kB) te gebruiken.

De aanpassingen betreffen:

• Diagnose wordt niet meer uitgevraagd (in strijd met AVG).
• Er is een zin toegevoegd die het format onlosmakelijk verbindt met het convenant.
• Er zijn hier en daar tekstuele wijzigingen doorgevoerd die benadrukken dat het om een functioneel advies gaat, en niet om het bepalen van specifieke producteigenschappen die geen functionele grondslag hebben (zoals kleur en de 'wensen rondom het uiterlijk van het hulpmiddel'). Wensen kunnen namelijk in de laatste pagina worden vermeld, aangezien dit niet behoort tot de professionele vaststelling van de zorgprofessional.

Algemeen

Vraag 1

Er staat nu dat voor het opstellen van een functioneel advies een BIG registratie is vereist. Ergotherapeuten lijken gezien hun expertise het meest geschikt om een functioneel advies te schrijven, maar die staan niet in het BIG-register, maar in het diplomaregister paramedici/kwaliteitsregister paramedici.

Antwoord

Dat ergotherapeuten BIG geregistreerd zouden moeten zijn, is een fout in het convenant die inmiddels is aangepast. Para-medici waaronder ergotherapeuten, hebben een eigen register, het Kwaliteitsregister Paramedici (KP).

Vraag 2

Vaak wordt de complexiteit van een casus niet aan de voorkant bepaald, maar komt deze gedurende het proces pas in beeld.

Antwoord

Dat kan voorkomen, maar het convenant biedt handvatten om juist bij de melding al te kunnen signaleren of de casus complex kan zijn of worden.
 

Vraag 3

In bijlage 2 van het convenant wordt een persona beschreven: Is het convenant bedoeld om dit soort casussen op te lossen? Dit soort casussen zijn incidenten en worden niet opgelost door het convenant. De huidige praktijk zou er al voor moeten zorgen dat dit niet voorkomt, en anders moeten leveranciers/uitvoerders hierop worden aangesproken.

Antwoord

Kinderen met (ernstige) meervoudige verstandelijke en lichamelijke beperkingen die door hun ouders thuis worden verzorgd vormen één van de doelgroepen van het convenant. Juist bij deze doelgroep waarbij er vaak veel verschillende hulpmiddelen uit meerdere domeinen nodig zijn, die bovendien vaak vervangen een aangepast moeten worden aan de groei van het kind, kost het ouders heel veel tijd en geduld om alle benodigde hulpmiddelen te regelen.

Casemanagement

Vraag 4

In paragraaf 3 van het convenant over de inrichting van het casemanagement wordt alleen gesproken over de rol van casemanagement bij de gemeente en bij de leverancier. Hoe zit het met het zorgkantoor/zorgverzekeraar?

Antwoord

Bij het Zorgkantoor is de indiceerder van de instelling verantwoordelijk voor overname en aanvraag. Zij vragen digitaal een overname aan bij het Zorgkantoor. Die wordt behandeld door afdeling administratie Wlz.

Vraag 5

Betekent het toevoegen van een casemanager in het geval van een complexe casus niet dat er een extra schakel in het toegangsproces wordt toegevoegd?

Antwoord

Een casemanager is een rol, geen functie en kan uiteraard ook vervuld worden door de consulent die de melding heeft opgepakt. Waar het bij complexe casussen om gaat is dat de casemanager van begin tot eind de coördinatie van toegangstraject op zich neemt, pro-actief  communiceert met de cliënt en met de andere partijen en doorzettingsmacht heeft om zaken te regelen.

Vraag 6

Op blz. 1 laatste alinea van het convenant wordt gesproken over het belang van een domein overstijgende casemanager hulpmiddelen.  De schotten tussen de wetten en de daarmee samenhangende mandatering/beslissingsbevoegdheid per domein maakt dat een domein overstijgende casemanager op dit moment niet haalbaar is. Wie gaat deze rol vervullen? Hoe ziet de financiering eruit? Of is het puur een coördinerende rol?

Antwoord

Bedoeld wordt dat de casemanager van de gemeente indien nodig overleg heeft met de contactpersoon bij de zorgverzekeraar/zorgkantoor om afspraken te maken over wie wat doet in het proces. Het is inderdaad bedoeld als een coördinerende rol. De casemanager is het aanspreekpunt voor de client en deze heeft het overzicht over de gehele procedure en informeert de cliënt wanneer dat nodig is.

Vraag 7

Is het voldoende als bij de gemeente de betrokken consulent casemanager is of moet hiervoor een casemanagement-procedure worden ingericht? Is casemanagement beleggen bij de leverancier hierin ook voldoende? Bedoeling is namelijk niet dat er door een casemanager een extra schijf ontstaat in het proces.

Antwoord

Zie ook de antwoorden op de vragen 5 en 6.

Het is voldoende dat de betrokken consulent de rol van casemanager op zich neemt. Er hoeft geen aparte casemanagement procedure te worden ingericht. Het gaat erom dat de cliënt gedurende de hele looptijd van het traject om de noodzakelijke hulpmiddelen te verkrijgen, 1 aanspreekpunt heeft dat hem regelmatig en actief van de voortgang op de hoogte houdt en bij wie hij met zijn vragen terecht kan. Bij de leverancier is ook een casemanager en zo kunnen gemeenten en leverancier elkaar op de hoogte houden van de voortgang en waar nodig afstemmen met andere zorgdomeinen.

Functioneel advies zorgprofessional

Vraag 8            .

Op blz. 1 punt 3 van het convenant staat dat het advies van de zorgprofessional (ergotherapeut/revalidatiearts) leidend is. In de praktijk wordt hier vaak ook de wens van de klant/aanvrager in meegenomen, maar dit is niet wenselijk omdat dit bepaalde verwachtingen creëert. Gemeenten willen Wens een puur medisch/op de beperkingen in het dagelijks leven gericht advies.  Suggestie: 'Gezien de complexiteit is het advies van de zorgprofessional (ergotherapeut en/of revalidatiearts) dat in samenspraak met de aanvrager tot stand komt leidend, daar waar het gaat om de medische situatie en de beperkingen in het dagelijks leven.' Ook in Bijlage 1 (p. 10) wordt veel ruimte gegeven aan mening/wens aanvrager.

Antwoord

In het convenant wordt juist de nadruk gelegd op het functionele advies van de behandelaar. Dit functionele advies komt in samenspraak met de cliënt tot stand. Tijdens die samenspraak kan er al aan verwachtingenmanagement worden gedaan. Het convenant benadrukt dat in een functioneel advies geen merk of type van een hulpmiddel wordt vermeld.

Vraag 9

Bijlage 1 van het convenant bevat het format voor het functioneel advies. In het format is een regel opgenomen over de diagnose die de arts heeft gesteld. De gemeente mag de diagnose echter niet registreren. Dus dat betekent dat het functioneel advies niet bij het dossier zou kunnen worden gevoegd.

Antwoord

Het klopt dat de diagnose van een aandoening onder het medisch beroepsgeheim valt en dat de gemeente dat niet mag registreren zie voor meer informatie deze link https://vng.nl/artikelen/hoeveel-informatie-heeft-de-gemeente-nodig . Het betekent dat de professional deze regel dus niet moet invullen met een medische diagnose maar de functionele beperkingen moet aangeven.

Vraag 10

Hoe bewaak je of een middel noodzakelijk is in het kader van het in aanvaardbare mate participeren als het advies van de zorgprofessional leidend is? Of wordt hier bedoeld dat dit advies leidend is nadat een indicatie is gesteld door de Wmo consulent? Als cliënt bijvoorbeeld al voldoende kan participeren met de middelen die hij beschikbaar heeft maar er daarnaast toch een functioneel advies komt voor een aangepaste driewielfiets of bijvoorbeeld een sportvoorziening, die cliënt echter niet nodig heeft i.v.m. het in aanvaardbare mate participeren?

Antwoord

De gemeente stelt de indicatie en betrekt daarbij het advies van de zorgprofessional. Indien de gemeente bijvoorbeeld een elektrische rolstoel indiceert en het behandelteam van het revalidatiecentrum waar de cliënt heeft gerevalideerd daarvoor een functioneel advies volgens het vastgestelde format heeft opgesteld dan is dat advies voor de gemeente leidend.

 

PGB

Vraag 11

Op blz. 4 van het convenant, onder het kopje 'levering met een PGB' wordt gesteld dat de hoogte van het tarief toereikend moet zijn voor het hulpmiddel dat nodig is. Onder hetzelfde kopje staat ook: 'Het tarief wordt vastgesteld met inachtneming van het maximumtarief voor een vergelijkbare voorziening (op basis van het functionele pakket van eisen) in zorg in natura'. Gemeenten krijgen voor hun zorg in natura voorzieningen vaak een korting van de leverancier gebaseerd op de omvang van het aantal ingekochte of gehuurde hulpmiddelen. Wanneer de gemeente diezelfde korting toepast op de hoogte van het PGB, kan het zijn dat het PGB niet toereikend is, omdat de leverancier de PGB houder niet dezelfde korting geeft. Hoe kan dit worden opgelost?

Antwoord

De gemeente bepaalt in de verordening op welke wijze het PGB tarief wordt berekend. In dit convenant worden daarover geen andere afspraken gemaakt. Per Saldo, één van de partijen bij de convenanten, signaleert het probleem van het ontoereikende PGB met name bij de toegang voor cliënten met een complexe hulpmiddelenvraag. Het betreft dan hulpmiddelen die buiten het ingekochte pakket vallen, of die betrokken moeten worden van een niet gecontracteerde leverancier. De VNG adviseert gemeenten in die situatie financieel maatwerk te leveren en indien nodig af te wijken van de standaard berekeningswijze in de verordening. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door de  cliënt enkele offertes voor het hulpmiddel op laten te vragen en daaruit op basis van de beste prijs/kwaliteit verhouding het PGB tarief te bepalen.  Een andere suggestie is dat de gemeente in het contract met de leverancier laat opnemen dat een cliënt met een door de gemeente verstrekt PGB tegen dezelfde condities als de ingekochte hulpmiddelen in natura, een hulpmiddel met het PGB kan kopen. De bulk korting geldt dan ook voor de hulpmiddelen die met een PGB worden ingekocht.

Vraag 11

In het convenant wordt gewezen op het Taken-, Kennis- en Vaardighedenkader bij gebruik van een pgb. Deze is toch vooral gericht op ondersteuning in de vorm van zorg en niet op een eenmalig pgb zoals bij hulpmiddelen?

Antwoord vraag 11

Dat is juist.

Het verhuisconvenant is een product van de werkgroep verhuisconvenant onderdeel van het project Verbeteragenda hulpmiddelen. Het doel van het product is te bereiken dat gemeenten, zorgkantoren, zorgverzekeraars en hulpmiddelenleveranciers ervoor zorgdragen dat het op maat gemaakte hulpmiddel voor de cliënt beschikbaar blijft wanneer de cliënt verhuist van de ene gemeente naar de andere, en wanneer de client van de Wmo naar de intramurale Wlz verhuist. Het convenant bevat onder meer afspraken over de procedure en over vergoedingen op basis van afschrijvingspercentages. Het convenant bevat afspraken over  de overname van hulpmiddelen voor zowel gemeenten die de hulpmiddelen huren als voor gemeenten die de ze kopen en bevat ook afspraken over hulpmiddelen die zijn aangeschaft met een PGB. De overnameprocedure start op het moment dat de cliënt zijn voornemen om te verhuizen bij de gemeente of de instelling (via het zorgkantoor) meldt.

De VNG is blij dat dit convenant tot stand is gekomen en dat alle betrokken partijen zich kunnen vinden in de inhoud. Wanneer alle gemeenten, verzekeraars, zorgkantoren en hulpmiddelenleveranciers conform de afspraken in dit convenant gaan werken, zullen cliënten, mits zij hun verhuizing tijdig aan de gemeente of het zorgkantoor melden, hun hulpmiddel kunnen meenemen als zij verhuizen naar een andere gemeente of verhuizen naar een intramurale voorziening.

De afspraken uit het convenant worden door het Ketenbureau verwerkt in haar producten (zoals het Standaard Administratie Protocol, de Afsprakenkaart en  handreikingen) en in het Informatiemodel van het Zorginstituut.

Praktische aanbevelingen voor gemeenten, zorgkantoren en leveranciers

• Betrek cliënten via cliëntenraden bij het convenant, zodat alle stakeholders gezamenlijk en individueel kunnen duiden op het belang van de verhuisregeling.
• Als informatie richting cliënten, kan de verhuisregeling in de servicewijzer van de leverancier opgenomen worden onder het hoofdje “wat te doen bij verhuizing”.
• Stel een vaste contactpersoon aan die het proces rond verhuizingen begeleidt.
• Maak een uniform informatie bericht voor cliënten met hulpmiddelen die verhuizen.
• Als de leverancier van de vertrek gemeente ook één van de leveranciers is in de nieuwe gemeente, gaat de dienstverlening over op deze leverancier.
• Als er verschillen bestaan tussen gemeenten in de wijze van verstrekken van een hulpmiddel dienen gemeenten het hulpmiddel toch over te nemen. Beleidsverschillen tussen gemeenten moeten immers niet leiden tot een uitzondering op de afspraken in het verhuisconvenant. Uitgangspunt is immers dat de cliënt bij een verhuizing en in een domein overschrijdende situatie niet zonder hulpmiddel komt te zitten.
• Let er bij het overdragen van gegevens op dat er conform de AVG wordt gehandeld.

Het Convenant maatwerkprocedures is een product van de werkgroep Verbetering toegangsproces. Het doel van het product is te bereiken dat de cliënt met een complex hulpmiddel of in een complexe situatie zo snel mogelijk een passend hulpmiddel krijgt. Dit kan worden bereikt door de volgende subdoelen:

• De cliënt wordt proactief geïnformeerd gedurende de gehele cliëntreis.
• De toegang-/aanvraagprocedure is zo ingericht dat een passend hulpmiddel zo snel mogelijk wordt verstrekt.
• Het advies, de kennis en ervaring van alle betrokken partijen - waaronder cliënten zelf -  worden meegewogen in de verstrekking van een passend hulpmiddel.

Onder het convenant vallen de volgende deelproducten:

• Een beschrijving van een model-maatwerkprocedure, met als onderdeel: definitie van een complexe hulpmiddelenaanvraag.
• Een beschrijving van de eisen waar een functioneel hulpmiddelenadvies van de zorgprofessional aan dient te voldoen en hoe het functioneel advies in alle stappen van het aanvraagproces wordt meegenomen.
• Een beschrijving van het profiel en de werkzaamheden van een casemanager, werkzaam bij gemeente of leverancier.

De VNG is blij dat dit convenant tot stand is gekomen en dat alle betrokken partijen zich kunnen vinden in de inhoud. Wij verwachten dat wanneer gemeenten volgens de afspraken in het convenant gaan werken de kwaliteit van het toegangs- en leveringsproces met betrekking tot de levering van complexe hulpmiddelen zal verbeteren.

Het is de bedoeling dat alle gemeenten, zorgkantoren, zorgverzekeraars en leveranciers de inhoud van de convenanten  in hun uitvoeringsorganisatie gaan gebruiken. Dat betekent:

• Dat ze bij verhuizing van de client de overname van het hulpmiddel regelen conform de afspraken in het convenant.
• D​​​​​​dat zij de model-maatwerkprocedure in hun uitvoeringsorganisatie implementeren.
• Dat zij in hun beleid opnemen dat een functioneel hulpmiddelenadvies van de behandelaar zo veel mogelijk zal worden overgenomen bij de beoordeling welk hulpmiddel passend is voor de cliënt.
• Dat alle partijen een vorm van casemanagement inzetten bij de doelgroep met een complexe hulpmiddelenvraag.